Alur Data Simpus

Simpus, pada prinsipnya adalah alat bantu untuk mengolah data yang ada di puskesmas. Pada tahap awal yang telah saya kembangkan adalah Simpus untuk kunjungan rawat jalan. Secara umum alur data di semua puskesmas hampir sama (atau pasti sama), kecuali untuk beberapa proses administrasi yang pasti antar satu daerah berbeda dengan daerah yang lain. Ada beberapa daerah membutuhkan karcis untuk mengecek jumlah kunjungan, sementara daerah lain cukup dengan laporan rekapitulasi kunjungan.

Secara umum, alur pelayanan pasien (sebagai target data Simpus) di puskesmas adalah sebagai berikut :

1. Pasien datang ke puskesmas. Beberapa puskesmas menyediakan nomer antrian, baik berupa kertas bertuliskan nomer urut antri, atau bahkan yang sudah digital, dengan memijit tombol antrian. Tapi ada juga puskesmas yang percaya pada kesadaran pasien sendiri untuk antri sehingga tidak perlu menyerobot urutan kedatangan orang lain.
2. Pasien akan dipanggil sesuai urutan untuk didaftar di loket pendaftaran. Pada proses ini, dicatat nomer rekam medis pasien, atau dibuatkan nomer rekam medis kalau pasien baru pertama kali berkunjung.
3. Pasien menunggu, sementara petugas akan mencari rekam medis pasien yang bersangkutan di ruang catatan medis, untuk diberikan ke unit pelayanan tempat pasien ingin berobat.
4. Pasien dipanggil bu dokter (atau pak dokter 🙂 ) bisa juga oleh perawat.
5. Pasien diperiksa, dicatat anamnesis dan lain-lain, termasuk diagnosis, obat yang diberikan dan tindakan medis kalau ada.
6. Pasien keluar, sementara dari unit pelayanan membuat resep untuk diberikan ke ruang obat.
7. Pasien dipanggil untuk membayar (di beberapa daerah sudah gratis), kemudian dipanggil lagi untuk menerima obat.
8. Pasien pulang, semoga cepat sembuh

Yang saya tulis di atas adalah alur sederhana satu proses pelayanan di puskesmas. Dan harus dicatat bahwa puskesmas tidak hanya melayani kunjungan di dalam gedung tapi juga di luar gedung misalnya di Pustu, Posyandu, Polindes, atau PKD. Tentunya menjadi satu permasalahan bagaimana data kunjungan itu bisa dimasukkan ke dalam Simpus, dengan mengingat kondisi infrastruktur IT yang berbeda-beda antar puskesmas.

Banyak pilihan yang bisa dipilih supaya data bisa masuk ke komputer. Dan ini tergantung dari kemampuan dan kemauan dari puskesmas yang bersangkutan. Puskesmas bisa membangun satu sistem terpadu Simpus, setiap ruangan diberi komputer, supaya setiap pelayanan langsung masuk ke dalam Simpus. Untuk sistem seperti itu jelas dibutuhkan Simpus Online, yang tersambung di semua tempat pelayanan. Dibutuhkan biaya operasional yang cukup besar. Belum lagi untuk pencatatan kunjungan luar gedung.

Pencatatan data pasien selama ini di puskesmas, biasanya berupa Buku Register, kemudian juga catatan berupa Resep untuk obat. Untuk kunjungan luar gedung, data yang disetor biasanya sudah berupa rekapitulasi yang akurasi dan kevalidan datanya bisa dipertanyakan.

Buku registrasi yang masih banyak terdapat di puskesmas kita.

Dari register itulah dibuat beberapa rekapan data, dengan bentuk masih berupa tulisan tangan, meskipun nantinya akan dipindah ke dalam file Ms Excel atau Ms Word.

Contoh rekapitulasi tulisan tangan.

ALUR DATA SIMPUS JOJOK

Dengan mengingat kemampuan puskesmas yang sebagian terbatas itulah, saya (dibantu dengan pak Bambang dari Puskesmas Salam) mencoba membuat satu sistem pencatatan baru yang bisa dimanfaatkan sebagai sumber data.

Pencatatan yang saya kembangkan berupa Lembar Register Pasien (contoh format Lembar Register bisa di download di kotak Berbagi), dimana di dalamnya berisi data-data pasien termasuk diagnosis dan obat yang diberikan. Kemudian untuk kunjungan luar gedung , dikembangkan juga alternatif lain untuk menghemat kertas yaitu Lembar Bantu Register Pasien. Dengan hanya menggunakan dua model pencatatan ini, hampir semua kebutuhan rekapitulasi untuk rawat jalan sudah bisa dipenuhi dari Simpus.

Prinsip pencatatan adalah sebagai berikut :

1. Setiap pasien yang datang berkunjung ke puskesmas, di loket pendaftaran akan langsung diberikan satu lembar Lembar Register Pasien, dan datanya akan dicatat pada Lembar Register Pasien. Satu pasien mendapat satu lembar untuk satu kunjungan. Pada tahap lebih lanjut, dapat langsung disiapkan satu komputer di loket untuk Simpustu, dan buku register manual bisa ditinggalkan.
2. Kunjungan pasien di semua tempat luar gedung pun akan mendapat lembar register yang sama. Lembar Register ini juga berfungsi sebagai pengganti resep.
3. Setelah pasien dilayani, lembar register dilengkapi dan divalidasi mulai dari loket sampai ke ruang obat, selanjutnya register dikumpulkan di ruang Simpus untuk dimasukkan ke program Simpus oleh operator.

Untuk mengentry data ini pun, ada beberapa alternatif yang bisa dilakukan :

1. Menunjuk satu petugas khusus, dengan tidak diganggu oleh pekerjaan lain.
2. Membuat jadwal yang melibatkan semua staf untuk bergantian memasukkan data ke dalam komputer.

Jadi pada prinsipnya, Simpus Modul Rawat Jalan ini dilakukan setelah pelayanan kesehatan selesai dilaksanakan. Praktis kegiatan Simpus harian yang diperlukan hanyalah Entry Data.