Loket anda, gak sampai 1 menit juga kan ?

Antrian di loket

Salah satu titik dimana bisa terjadi penumpukkan pasien untuk menunggu dilayani adalah di loket pendaftaran. Tempat lain, antrian bisa terjadi di saat menunggu pelayanan, menunggu disiapkan obat, atau menunggu untuk parkir kendaraan (hehe..banyak lho puskesmas gede yang rame tapi parkirnya agak sempit). Bottle neck yang terjadi di loket bisa lebih panjang, karena biasanya puskesmas memang menerapkan manajemen pendaftaran satu pintu. Jadi logikanya, bisa dipahami kalau menunggu di loket bisa bikin pasien gerah, karena waktu yang dibutuhkan untuk satu proses pendaftaran bisa beberapa menit.

Kita lihat yang biasa terjadi di pendaftaran :

1. Pasien datang, mengambil nomer urut. Markir motor gak usah diitung.
2. Pasien menunggu untuk dipanggil sesuai nomer kedatangan.
3. Pasien dipanggil, ditanya bawa kartu gak. Kalau bawa kartu, proses ini bisa cepat, Kalau tidak bawa kartu, biasanya petugas membuka-buka buku bantu (yang sering saya temui, kadang-kadang sambil ngomeli pasien hehehe..”gimana sih pak kok gak dibawa, bikin lama!”). Sering terjadi karena males di omeli, pasien mengaku sebagai pasien baru.
4. Kalau tidak ketemu nomer index, petugas membuat nomer index baru lagi, membuat lembar rekam medis baru. Setelah punya nomer baru, pasien kembali menunggu pelayanan.
5. Setelah no index ketemu, petugas loket mencatat di buku register, pasien kembali duduk manis, menunggu panggilan, sementara rekam medis di cari di tumpukan rak.

dari alur diatas bisa diliat penyebab waktu tunggu bertambah.

1. Mencari atau membuat nomer index. Ada kemungkinan hal ini bisa dipercepat kalau petugas loket sudah bertugas lama, sehingga hapal sebagian besar letak rekam medis di rak.
2. Mencatat di buku register.

Pak Darno, petugas loket di Puskesmas Medang, Blora, hapal banyak nomer index pasien. Tanpa komputer pun cepat mencari.

Buku registrasi yang masih banyak terdapat di puskesmas kita.

Hehe..perjuangan mencari rekam medis pasien.

Simpustu, software Simpus Bantu, bisa dimanfaatkan secara optimal di loket untuk mengatasi masalah ini. Prosesnya sangat singkat, bahkan waktu yang dibutuhkan untuk pasien berdiri didepan loket, bisa sangat singkat kalau pasien membawa kartu pasiennya. Kalau gak bawa ? Masih bisa dilayani bahkan dibawah dua menit. Hanya saja manfaat ini tidak bisa langsung didapat begitu Simpustu di install, harus melewati proses beberapa bulan terlebih dahulu, yaitu memasukkan data nomer index pasien (ya jelas toh yo…).

Sebagai contoh, Puskesmas Jatinom, Kabupaten Klaten, adalah salah satu puskesmas yang telah menerapkan Simpustu di loket. Kebetulan tetangga jauhnya, Puskesmas Prambanan, juga dari Kabupaten Klaten, baru memulai proses pendaftaran di Simpustu, sekaligus melakukan perombakan format nomer index pasien. Tenyata untuk puskesmas yang baru mulai pun, proses pendaftaran bisa tetap dengan cepat dilakukan, asal pengkodisian harus benar-benar disiapkan dengan matang.

Loket di Puskesmas Jatinom, Klaten

Apa yang dilakukan kalau mau melakukan proses pendaftaran dengan bantuan Simpustu ?

Pertama, siapkan petugas loket lebih dari dua. Satu orang mengoperasikan komputer, satu atau dua orang mencarikan nomer index, dan membuatkan nomer index kalau ada pasien baru. Siapkan juga printer, kertas 1/4 lembar kertas ukuran folio.
Kedua, putuskan apakah mau meneruskan nomer index lama, atau mengikuti format Simpus (Jojok). kalau meneruskan, biasanya proses nya lebih cepat, tapi kalau merubah ke format baru, agak lebih lama karena harus merubah satu persatu nomer index yang ada. inipun bisa agak cepat, nomer index dirubah sesuai dengan pasien yang datang.
Ketiga, puskesmas harus menghilangkan buku register. Toh kalau sudah ada simpustu, daftar pasien harian bisa dicetak setiap saat, rekapitulasi harian loket juga sudah jadi.
Keempat, setiap pendaftaran pasien langsung masuk di komputer. Simpustu akan membantu pencarian nomer index, pasien bawa kartu atau tidak, kemudian mencetak lembar register.

Keuntungan lain adalah, proses melengkapi data kunjungan pasien juga lebih cepat, karena separo dari data pasien sudah dicatat. Bila loket pendaftaran ditutup, petugas bisa memasukkan data diagnosis, obat dan tindakan ke dalam komputer Simpustu di loket. Tidak perlu mengulang lagi menulis dari awal. Setelah lengkap, data kunjungan hari ini bisa digabung ke Simpus hari ini juga.

Teori kah ? Konsep kah? Saya berani jawab tidak … sudah banyak yang membuktikan.