Loket anda, gak sampai 1 menit juga kan ?

Antrian di Danurejan II, Kota Yogyakarta

Antrian di loket

Salah satu titik dimana bisa terjadi penumpukkan pasien untuk menunggu dilayani adalah di loket pendaftaran. Tempat lain, antrian bisa terjadi di saat menunggu pelayanan, menunggu disiapkan obat, atau menunggu untuk parkir kendaraan (hehe..banyak lho puskesmas gede yang rame tapi parkirnya agak sempit). Bottle neck yang terjadi di loket bisa lebih panjang, karena biasanya puskesmas memang menerapkan manajemen pendaftaran satu pintu. Jadi logikanya, bisa dipahami kalau menunggu di loket bisa bikin pasien gerah, karena waktu yang dibutuhkan untuk satu proses pendaftaran bisa beberapa menit.

Kita lihat yang biasa terjadi di pendaftaran :

  1. Pasien datang, mengambil nomer urut. Markir motor gak usah diitung.
  2. Pasien menunggu untuk dipanggil sesuai nomer kedatangan.
  3. Pasien dipanggil, ditanya bawa kartu gak. Kalau bawa kartu, proses ini bisa cepat, Kalau tidak bawa kartu, biasanya petugas membuka-buka buku bantu (yang sering saya temui, kadang-kadang sambil ngomeli pasien hehehe..”gimana sih pak kok gak dibawa, bikin lama!”). Sering terjadi karena males di omeli, pasien mengaku sebagai pasien baru.
  4. Kalau tidak ketemu nomer index, petugas membuat nomer index baru lagi, membuat lembar rekam medis baru. Setelah punya nomer baru, pasien kembali menunggu pelayanan.
  5. Setelah no index ketemu, petugas loket mencatat di buku register, pasien kembali duduk manis, menunggu panggilan, sementara rekam medis di cari di tumpukan rak.

dari alur diatas bisa diliat penyebab waktu tunggu bertambah.

  1. Mencari atau membuat nomer index. Ada kemungkinan hal ini bisa dipercepat kalau petugas loket sudah bertugas lama, sehingga hapal sebagian besar letak rekam medis di rak.
  2. Mencatat di buku register.
Pak Darno, petugas loket di Puskesmas Medang, Blora, hapal banyak nomer index pasien.

Pak Darno, petugas loket di Puskesmas Medang, Blora, hapal banyak nomer index pasien. Tanpa komputer pun cepat mencari.

Buku registrasi yang masih banyak terdapat di puskesmas kita.

Buku registrasi yang masih banyak terdapat di puskesmas kita.

hehe..perjuangan mencari rekam medis pasien.

Hehe..perjuangan mencari rekam medis pasien.

Simpustu, software Simpus Bantu, bisa dimanfaatkan secara optimal di loket untuk mengatasi masalah ini. Prosesnya sangat singkat, bahkan waktu yang dibutuhkan untuk pasien berdiri didepan loket, bisa sangat singkat kalau pasien membawa kartu pasiennya. Kalau gak bawa ? Masih bisa dilayani bahkan dibawah dua menit. Hanya saja manfaat ini tidak bisa langsung didapat begitu Simpustu di install, harus melewati proses beberapa bulan terlebih dahulu, yaitu memasukkan data nomer index pasien (ya jelas toh yo…).

Sebagai contoh, Puskesmas Jatinom, Kabupaten Klaten, adalah salah satu puskesmas yang telah menerapkan Simpustu di loket. Kebetulan tetangga jauhnya, Puskesmas Prambanan, juga dari Kabupaten Klaten, baru memulai proses pendaftaran di Simpustu, sekaligus melakukan perombakan format nomer index pasien. Tenyata untuk puskesmas yang baru mulai pun, proses pendaftaran bisa tetap dengan cepat dilakukan, asal pengkodisian harus benar-benar disiapkan dengan matang.

Loket di Puskesmas Jatinom, Klaten

Loket di Puskesmas Jatinom, Klaten

Apa yang dilakukan kalau mau melakukan proses pendaftaran dengan bantuan Simpustu ?

Pertama, siapkan petugas loket lebih dari dua. Satu orang mengoperasikan komputer, satu atau dua orang mencarikan nomer index, dan membuatkan nomer index kalau ada pasien baru. Siapkan juga printer, kertas 1/4 lembar kertas ukuran folio.
Kedua, putuskan apakah mau meneruskan nomer index lama, atau mengikuti format Simpus (Jojok). kalau meneruskan, biasanya proses nya lebih cepat, tapi kalau merubah ke format baru, agak lebih lama karena harus merubah satu persatu nomer index yang ada. inipun bisa agak cepat, nomer index dirubah sesuai dengan pasien yang datang.
Ketiga, puskesmas harus menghilangkan buku register. Toh kalau sudah ada simpustu, daftar pasien harian bisa dicetak setiap saat, rekapitulasi harian loket juga sudah jadi.
Keempat, setiap pendaftaran pasien langsung masuk di komputer. Simpustu akan membantu pencarian nomer index, pasien bawa kartu atau tidak, kemudian mencetak lembar register.

Keuntungan lain adalah, proses melengkapi data kunjungan pasien juga lebih cepat, karena separo dari data pasien sudah dicatat. Bila loket pendaftaran ditutup, petugas bisa memasukkan data diagnosis, obat dan tindakan ke dalam komputer Simpustu di loket. Tidak perlu mengulang lagi menulis dari awal. Setelah lengkap, data kunjungan hari ini bisa digabung ke Simpus hari ini juga.

Teori kah ? Konsep kah? Saya berani jawab tidak … sudah banyak yang membuktikan.

14 Tanggapan

  1. Ada tips dan trik di Puskesmas Mojoagung untuk masalah loket.
    Kita sudah memakai sistem sekali klik langsung menyala laci dimana buku pasien diletakkan. Cuman yang jadi masalah kalau pasien tidak membawa kartu atau adanya pasien baru…..jadinya ya sama aja sedikit numpuk kalo pasien seharinya 150-200. Heheheh πŸ˜€
    Trik kedua, petugas loket memiliki hafalan yang luar biasa sehingga ingat letak bahkan nomor pasien, terutama pasien yang rutin datang ke puskesmas <– kalau yang ini kita juga punya πŸ˜€

  2. hehe…untuk yang canggih-canggih gitu kita belum me rekomendasikan bu, belum semua puskesmas mampu dan memiliki komputer yang cukup. Jadi yang simple-simple dulu yang penting dah cepat.
    Kalau trik yang kedua, nah itu yang banyak terjadi di puskesmas. Saya sering ketemu petugas-petugas yang hapal dengan letak nomer pasien yang sering datang. Yang terakhir saya ketemu petugas seperti ini di Blora. Foto nya baru mau saya upload, lagi dicari. Masalahnya, kalau sudah pensiun, bakal timbul masalah baru…harus meng kader dulu..

  3. Bener tuh Mas Jojok. Kalau pensiun gimana ??
    Kaderisasi ya tentu saja sudah, tapi masih kalah pengalaman sama yang sudah puluhan tahun di loket. Besok deh kita tampilin foto beliau beliau ini <— biar gak kalah sama loketnya Mas Jojok

  4. tuh Pak Darno juga siap-siap pensiun. Dan beliau memang gak butuh Simpustu di loket…malah gak bisa kerja nantiπŸ™‚
    ditunggu saingannya Pak Darno, Pendekar Loket dari Medang…

  5. Duh,pak darno jangan pensiun donk.. Katanya tahun depan dah pensiun,,mumet juga nich.. Mana kader loket’e gak bisa diandalkan.. (Saya maksudnya)

  6. waahh masak aku mesti berbagi gaji yang cupet en gak seberapa ini ma pak darno kalo dah pensiun???πŸ˜›
    trus apa guna’nya puskesmasku pesen simpus’e jojok??

  7. Simpus memang ok….. tapi adakah Simpus yang khusus untuk SDM-nya??? (dari mas jojok lho)πŸ˜€

    • Simpus Kepegawaian maksudnya pak ? ada lah, malah dah lama banget saya mbikinnya, cuma kayaknya sangat simple jadi tidak saya kembangkan. Pakai Excel saja dah bisa…

  8. mas,boleh ngak dibagi info tentng simpustu……..

    • Boleh banget mas Taslim

      Simpustu itu Simpus Bantu, digunakan sebenarnya untuk membantu proses entry data di komputer lain apabila puskesmas mempunyai komputer lebih dari satu. Ide ini datang dari dr. Adi di Wonogiri.

      Dalam implementasinya, Simpustu bisa dipasang juga di loket sehingga petugas pendaftaran bisa langsung memasukkan kunjungan pasien hari itu juga. Setelah selesai, siang data bisa digabung ke komputer Simpus..

      begitu pak…

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: